SharePointは便利なサービスですが、それでも大人数で使うとトラブル対処だけでも鬼のように時間がとられかねません。
リスクを減らすよう、適切に運用しましょう。
SharePointは便利？
SharePointは、マイクロソフトの提供する社内の情報管理システムです。
具体的にはファイルの共有管理をしたり、社内や部署専用のポータルサイトを開発することができます。
【SharePoint】シェアポイントで社内サイトの作り方は？ - ChatGPTの教科書
マイクロソフト製品だけに、マイクロソフトアカウントで管理しやすいうえ、大人数での利用した場合でも安定した運用が可能です。
そうはいっても完璧な商品はこの世にはありません。シェアポイントの運用は、トラブルが起きないようにきちんと設計・管理していく必要はあります。
運用が地獄にならないようにするには？
チーム分け、権限分けをしっかり設計する
SharePoint管理の失敗事例を見てみると、権限設定がうまくいっていない場合があります。
SharePointへの苦情で多いものの１つは「アクセスできない」「権限がない」といった場合の対処です。
通常SharePointでは、コミュニケーションサイト、チームサイトと作り訳ができます。
部署、グループではチームサイトを作って、まずは対象外の人はそれが見れないようにするのが一般的です。
しかしコミュニケーションサイトのなかでは、大人数を細かく権限分けしてかえって苦労された事例が見受けられます。
SharePoint Online の集中管理で大失敗！権限はユーザーに委譲せよ！ | by Uechi, W. H. | Enterprise Wizard | Medium
権限については以下のようなツィートも参考になります。
#今日の学び#SharePoint のリストごとやアイテムごとに権限制御したり、変更したり…あまりしない方がいい理由が大変よくわかりました。
— かおり (@mocca1103) 2023年4月11日
Sharepointの外部共有って、やはり
— 𝔸𝕞𝕒𝕙𝕚𝕞 𝕣𝕒𝕔𝕚𝕟𝕘🇺🇦 (@Amahim) 2023年4月12日
1.外部ユーザーを作成
2.Sharepointの高度なアクセス許可で付与
3.サイトのアクセス許可でまた共有
２を設定してても、一部のWebパーツは3もやらないと出てこない。最近使ったファイルとか表示するパーツ。
何か間違ってたら教えてください#Microsoft365
まじで年に1回ずつくらい言ってるんですけど、なんで弊学は学生と教員のMicrosoft365ドメインを別々にしたんですか？？？お互いに組織外ユーザーになってしまうのでsharepointが役立たずすぎる。
— ゆう (@u___mrs) 2023年4月7日
SharePoint絡みでAIにやって欲しいこと
— あっとゆーじ (@yu_u_ji1024) 2023年4月12日
・好き勝手に固有の権限振って訳わからなくなってる奴の権限設定をいい感じに整理して欲しい！なおどうしたいかハッキリ答えはないものとする
引き継ぎ文書をSharepointに置いてったはいいけれど、閲覧権限つけてないので、後任担当者が何も見られない😩
— julietta (@julietta63) 2023年4月7日
一体何を引き継ぎしたかったの😰
M365、便利なようで……😭
今日一日かけてわかったこと。上司には引き継ぎ文書アピールしていったが誰も閲覧することができない#引き継ぎ嫌がらせ
データベースを過信しない
SharePointが使いやすい理由の1つがリスト機能です。
リストは簡易データベースのように扱えますので、データ管理がしやすいです。
ところがリストはSQLサーバほどは高機能ではなく、一定件数（5000件など）から挙動がおかしくなることが指摘されています。
よく聞くけど、SharePoint リストの 5,000 件問題ってなんなの？ | ドクセル (docswell.com)
最初は良くても、データが蓄積され膨大になっていくと後々問題が起きる可能性があります。
データが思った以上に蓄積されないようにするには、「古いデータは削除する」「最初から外部SQLサーバでデータを管理する」など考えておきましょう。
Power BIの元データ(csv)をSharePointに置いてると、自動更新はゲートウェイなしでできるんだけどレポートの読み込みがすんごく遅い気がする😣
— ジャムぱん (@jamjam56203) 2023年4月8日
あまり良くないのかな…
データ量多いやつはやっぱりOracleとかmySQLとかデータベースからが一般的なのかしら……
#PowerBI
ファイル管理にも注意
ファイル共有機能は便利な反面、容量制限やアップロードエラーなどのトラブルもあります。
利用にあたってはファイル名のつけ方など一定のガイドラインを作っておいた方が後々楽になると思います。
SharePointのフォルダーファイルの移動で、取り残されるフォルダー、ファイルは環境の問題なのか、10000ファイルもあるからなのか、なぞ🥸
— 越後 龍之介 | SharePoint & Power Automate自動化 (@R_Echigo) 2023年4月12日
サイト所有者でドラフト見えないから危ないなーと思ってたらサイトコレクション管理者なら見えると！
— しらこ🤍🐣Power Platform 推し (@sirako365) 2023年2月10日
SharePoint はこの辺の管理者区分をお客様にご理解いただくの大変なんですよね🥲https://t.co/TlyGm8K5Ft
みんな良かれと思ってsharepointで②とかファイル名つけて分けるんだけど、それすると余計版管理が取っ散らかるんだよな
— seiya(えすた) (@estac_lulu) 2023年4月11日
Sharepointに格納されてるExcelファイルがよく壊れてるんだけど
— よしはる (@Yossy_Hal) 2023年4月13日
どういう操作をした際に壊れるのかがよく分からん
ファイル利用の制限などは以下参照ください。
移行ツールを過信しない
シェアポイントで、移行ツールに依存するとかなり大変なことがおきます。
データ移行での運用はあまりおすすめできません。
もし会社がOffice365とSharePointを導入し、貴方が不幸にもNotes移行担当なるものに指名されてしまったら全力で「元のシステムが違うから止めた方が良い。無理にやっても誰も幸せにならない」で押し切りましょう。
— Yellow11 (@br_Yellow11) 2018年6月6日
なお、移行ツールは正解に見えて地獄への落とし穴です。
接続の不具合への対処
シェアポイントといえど、サーバ障害が皆無というわけではありません。
またシェアポイントの問題ではなく、社内ネットワーク環境の問題でタイムアウトになる場合もあります。
つながりにくい場合に、どこに問題があるのか早目に特定できる体制を作っておいた方がよいでしょう。
ここ数日、SharePointやOfficeオンライン版がたまに開かない。Chromeがいけないのかと思ったが、Edgeでもなる。しばらく待つと表示されたりして、安定しない。
— acclimal (@acclimal) 2023年4月11日
再現しているときにDevToolsで確認すると、一部のhttps://t.co/Sf7pR9433Lで接続タイムアウトになっているようだ。
sharepoint上のファイル編集してるけど、ラグで気が狂いそう。クラウド滅びないかな。もしくはローカルのファイルをエディタで編集する仕事がいいな。マジで狂いそう。
— まんし (@mannshi222jp) 2023年4月12日
接続エラーの場合は以下参照ください。
シェアポイントの使い方はこちら。