ワードはビジネス文書作成の定番です。差し込み印刷機能を使えば、相手の担当者名を入れ替えた文書を自動で印刷することもできます。
ここでは差し込み印刷・ラベルなどで効率よく営業用ビジネス文書を作るやり方をまとめていきます。
ワードでビジネス文書を作る
大まかにビジネス文書のフォーマットを知っておきましょう。
たいていは以下のような感じが基本です。
日付
作成日の日付を右上に入れます。
名前
続けて相手の名前を左寄せで、続けて作成者の名前を右寄せで書きます。
作成者のところには電話番号など、連絡がすぐつく情報を書いておくのが通例です。
本文
続けてタイトル、本文、別記と書いていきます。
タイトルは本文の内容を端的に表し「ｘｘのお願い」「ｘｘ発表会のお知らせ」といった感じで短く、簡潔に書きます。
ワードではセンタリングをしたうえ、文字は大きめに設定するのが通例です。
本文は季節の挨拶ではじまって、依頼内容を書きます。このあたりは「前略」や「要用のみで失礼します」といった簡潔なもので、最近は大丈夫ではないかとは思います。
別記は、「記」として一行おいてから、詳細を項目別に簡潔に書いていけばよいでしょう。
差し込み印刷でビジネス文書を上げる
日付を自動で入れる
いちいち作成日の日付を当日に変更するのは不便です。
ワードなら日付を挿入して、作成日・印刷日の日付に自動で変更できます。
「挿入」タブで「テキスト＞日付と時刻」を選びます。
ダイアログで入力形式を選択します。
これで今日の日付が入ります。
普通に右揃えしたり書体や文字サイズを変更しても大丈夫です。
差し込み印刷で送付先の名前を自動で変更する
エクセルのファイルで会社名や担当者の情報を作っておけば、あとはそれを参照して送付先の社名・担当者名・住所などを変更して印刷することができます。
データを作る
まずエクセルで以下のようにファイルを作ります。
1行目には「社名」「住所」などの項目を作っておけばオッケーです。
リンクする
「差し込み文書」タブで「宛先の選択＞既存のリストを使用」で先ほど作ったエクセルファイルを指定します。
あとは「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確認してOKで進めます。
入れ替え項目が入る場所を指定する
「差し込み文書」タブで「差し込みフィールドの挿入」を選ぶと、自分がデータとして設定した項目が出てきます。
すると本文にこのように挿入されます。
実際に印刷でどう反映されるかプレビューをみる場合、「差し込み文書」タブで「結果のプレビュー＞結果のプレビュー」を選びます。
すると、データが反映されたかたちで見ることができます。
印刷する
では印刷してみましょう。
「差し込み文書」タブで「完了と差し込み＞文書の印刷」を選びます。
すると、すべて印刷するか、データの一部を印刷するか聞いてきます。
後は普通に印刷設定が出ますので、確認して実行しましょう。
差し込み印刷の不具合
差し込み印刷できない？
普通にファイル＞印刷を実行すると差し込みされません。
上記のように「差し込み」タブにあるほうの印刷から実行しましょう。