マイクロソフトストアからダウンロードできるWPSオフィスでも差し込み印刷ができます。差し込み印刷は、はがきのあて名などで名前や住所だけ指定されたデータに基づいて変更して出力できるというものです。これがあれば、年賀状作りにも役立ちます。
WPSオフィスで差し込み印刷をするには？
オフィスを使う場合、年賀状印刷に使いたいという人も多いことでしょう。
裏面自体は、オフィスの機能で文字や画像をはいちすればOKです。ただ表面では住所や名前を変えて印刷したいところです。
このような場合に使うのが「差し込み印刷」という機能です。
これはデータをあらかじめ用意しておいて、印刷時にそのデータに書かれている名前や住所だけ変更してプリントさせることができます。
マイクロソフトストアからダウンロードできるWPSオフィスでも差し込み印刷ができます。このバージョンのWPSオフィスは英語バージョンですので、以下のような手順で行います。
準備
まずスプレッドシートでデータを作ります。
1行目に項目名「名前、住所、郵便番号」など。2行目からはデータを書いていき保存します。
差し込み印刷はドキュメントのほうで行います。オフィスで言うところのワードです。
「Refference」タブで「MailMerge」を選びます。Mail Mergeが差し込み印刷の意味になります。
まず先ほどのデータ用ファイルを指定します。
「open data source」を押してファイルを指定します。
差し込み印刷の指定
次に名前や住所などを文書に入れる場所を指定します。
「Insert Merge Field」を選び、
入れたい項目を選択します。
すると以下のように挿入されます。ここが印刷時にデータと置き換わります。
印刷する
通常の印刷では差し込み用データが反映されません。
「Merge to printer」というコマンドを選びます。
すると、指定したデータに置き換わって印刷されます。
データが開けない？
作ったデータ用ファイルを指定すると「開けない！」とエラーになりました。
xlsxやcsvではだめでした。
ファイル形式を「xls」にして保存してから開いたらうちでは無事読み込めるようになりました。
