エクセルで作成したデータは、クライアントに提出したり上司にチェックしてもらうなど、なんらかの方法で送らないといけません。
相手に修正されない状態にしたいなど、いくつかのケースに応じて最適な送り方をまとめていきます。
エクセルファイルの送り方は？
エクセルファイルを送る場合にはいろんな方法があります。
- エクセルのファイルをメール、LINEなどに添付して直接送る
- エクセルのファイルを保護して書き込めないようにしてから添付して送る
- エクセルのファイルをPDFにしてからメール、LINEなどに添付して直接送る
- エクセルのファイルをワンドライブやドロップボックスにアップし、共有リンクを相手に送る
- エクセルの作業風景をスクリーンショットでとって添付して送る
などです。
それぞれメリット・デメリットがあります。
「相手がエクセルを持っているか」や「相手がファイルを加工してもいいか」など、ケースに応じて選びましょう。
LINEで添付ファイルを送る方法については以下参照ください。
エクセルファイルを修正させたくない場合
エクセルのファイルを直でLINEなどに添付して送る場合、「元のバージョン」「送ったバージョン」「送った相手が加工したバージョン」など複数のファイルができて管理が面倒になる場合があります。
それであれば、最初から相手が編集不可の状態で送るのがよいでしょう。
エクセルの場合ファイルをロックすることができますし、PDFや画像で送る方法も考えられます。
相手がエクセルを持っている
エクセルを書き込み不可の状態にして送る
エクセルでVBAマクロの機能などを使うと、PDFで送ると動作しなくなります。
このような場合、エクセルのファイル自体を送らないといけません。
エクセルでは「校閲＞シートの保護」や「校閲＞ブックの保護」を指定することができます。
シートは、下のタブキーで切り替え可能な１単位です。
シートの保護を選ぶと以下のようにさらに保護する場所を指定することができます。
保護したファイルを受け取った相手は、編集しようとするとパスワードをいれて解除しないとエクセルの編集はできません。
〇相手がエクセルを編集できません
〇お互いのファイルの見え方に差がでなくなります（ただしエクセルのバージョンが違いすぎると問題あり）
ｘ相手がエクセルを持っている必要があります
ｘ保護すると自分が作業する場合にパスワードを入れて解除する手間があります
ｘパスワードを忘れると困ります
ｘファイルが大きすぎる等の理由でメールやLINEへの添付が失敗する場合があります
相手がエクセルを持っていない
PDFにして送る
相手方に確認はしてほしいが、ファイル自体の編集や修正をしてほしくない場合、最もポピュラーな手段としてはPDFに書き出して送ることでしょう。
エクセルでは「ファイル＞エキスポート」でPDFファイルに書き出すことが可能です。
〇相手は編集できません
〇PDFならエクセルを持ってない相手でも見れます
〇PDFなら多くのデバイスで見ることができます
〇PDFならコンビニなどでも簡単に印刷できます
ｘPDFに書き出す手間がかかります
ｘPDFに書き出した場合レイアウトが崩れたりする可能性あります
ｘマクロ機能などは反映
ワンドライブで編集権限なしで送る
ファイル共有可能なクラウドストレージである「ワンドライブ」なら、編集権限をなしにしてファイルのリンクを送ることができます。
すると相手方がリンクを開くと「読み取り専用」モードで表示されます。
エクセルオンラインがブラウザで起動するため、エクセルを持っている必要はありません。
〇リンクを送るだけなので、ファイル添付の失敗がありません
〇共有設定し、リンクを送るだけなので送信が簡単です
X設定をついつい間違えて編集可能な状態で送ってしまう可能性があります
Xエクセルオンラインの場合マクロなどが動作しません
スクリーンショットを送る
スクリーンショットを取ってそれを送ります。
この場合、エクセル内のスプレッドシートのデータは一切なく画像だけのデータとなるため、相手に再利用されにくくなります。
また相手がエクセルを持っていない場合でも、画像であれば「ファイルが開けない」といったトラブルはほぼ起きなくなります。
ウィンドウズには「Snipping Tool」などのキャプチャツールが無料で入っていますので、スクショを取るのは難しくありません。
〇相手がデータの編集等できない
〇相手がエクセルやPDFビューワがなくても開ける
〇スマホからでも簡単にファイルを開いて確認できる
ｘスクショをとる手間
印刷して送る
相手がITに不慣れすぎる？場合は、ファックスや印刷して郵送といった手段も検討してみましょう。
エクセルファイルを編集・加工されてもいい場合
共同作業でファイルを仕上げていく場合なら、エクセルファイルをダイレクトに添付して送らないといけません。
エクセルのファイルを添付で送る
ファイルを添付して送ります。
LINE、メールなどではファイルを添付して送信できます。
この場合、送ったファイルと手元にあるファイルとで最新版がどちらかはきちんと管理しておく必要があります。
なるべくファイル名自体に「プレスリリース用資料-012」 などのようにバージョンの数字を含めておくと、最新ファイルの管理はしやすくなると思います。
〇相手も編集できます
〇現在のファイルを送るだけなので、送る手間は少ないです
ｘバージョン管理が面倒です
ｘファイル添付で送信に失敗するケースがあります
ｘ相手と自分が使っているエクセルのバージョンが違いすぎるとファイルが開けない、データが正し出てこないといった不具合が生じる可能性があります。
エクセルのワンドライブで共有する
ワンドライブ、またはグーグルドライブやドロップボックスなどではファイルを共有し、同じファイルを複数人で編集することができます。
複数人で共同で仕上げていくなら、このスタイルのほうが効率がいいと思います。
〇クラウドストレージの中が最新版となり、バージョン管理しやすいです
ｘ利用者はアカウントが必要です
ｘたまに不具合で、ファイル同期がうまくいかない・遅延する場合があります
ｘサーバ障害で、サービス自体が利用できない場合があります
