現在ＰＤＦは、ビジネスでも最もよく使われるファイル形式のひとつです。ここではワードやエクセルでのＰＤＦの取扱についてまとめていきます。
ワードやエクセルからＰＤＦに出力する
オフィス365へ加入するなど、ワードやエクセルのソフトが利用できる方は、各ソフトから出力します。
エクスポートを利用する
ＰＤＦへの書き出しは標準で機能として用意されています。
「ファイル＞エクスポート」を開き、「ＰＤＦ／ＸＰＳの作成」を実行。
拡張子が「ＰＤＦ」であること確認の上、ファイルを作成しましょう。
ワード、エクセル、パワーポイントとも手順は一緒です。
パワポの場合、エクスポートの選択肢は増えますが、ＰＤＦ作成もちゃんとあります。
ファイルの保存を利用する
「ファイル」で「コピーを保存」を選びます。
あとは保存ファイル名と形式でＰＤＦを指定します。
この場合、コピーしたファイルがＰＤＦとなるため、原本がＰＤＦとなって今後編集できなくなるというわけではありません。
変換できない？
もしエクセルやワードの標準的なＰＤＦ出力がうまくいかない場合は、オンラインの変換サイトを試す手もあります。
変換サイトを利用する
Excel PDF 変換 - オンラインでエクセルをPDFに無料変換
ただしこのようなオンラインサイトの場合、ファイルがキャッシュされる可能性もあります。
社外秘のような文書では利用しないほうが賢明でしょう。
グーグルドライブを利用する
グーグルではオンラインで表計算を編集できるグーグルスプレッドシートを提供しています。
エクセルのファイルをグーグルスプレッドシートへアップ後、「File>Download As」でＰＤＦを選ぶと、ＰＤＦファイルとしてダウンロードできます。
この場合、互換性の問題でファイルの作り方によっては100％再現されない可能性はあります。
ワードにＰＤＦを読みこむ
ワードではＰＤＦを読み込むことができます。
通常のファイル同様、「開く」でＰＤＦのファイルを指定します。
ただし実行すると次のようなメッセージがでます。
「ＰＤＦから編集可能なWord文書に変換をします。」とし「元のＰＤＦとまったく同じ表示にならない場合があります。」とのこと。
実際にロードしてみたら、下のように字の配置がやや崩れていました。
このようにＰＤＦをＷｏｒｄ文書へ変換を行っているため、表示できない、あるいは読み込みに失敗する場合があるので注意が必要です。
